印鑑届出書とは、会社の実印を法務局に登録するための書類です。会社設立のときの必要書類であり、その後も変更に合わせて適宜提出が求められます。
「開業に必要な書類が多くて区別がつかない」「書類仕事は苦手なので、簡単にミスなく終えるためのポイントが知りたい」というビジネスオーナーも多いのではないでしょうか。
この記事では、印鑑届出書の記入方法や、記入の際に気をつけたい点について、解説しています。
印鑑届出書とは
印鑑届出書とは、会社の「実印」を印鑑登録するために必要な書類です。個人の実印は住んでいる市町村に登録しますが、会社の場合は法務局に登録します。
印鑑届出書を提出すると、法務局で印鑑証明書を取得することができます。印鑑証明書は銀行の法人口座開設など、会社にとって重要な契約を結ぶ際に使われます。
ビジネスに使われる印鑑の種類
印鑑届出書では、会社の実印を登録します。ビジネスに使われる印鑑の種類は多く、実印以外にも「認印」「銀行印」「社印（角印）」「ゴム印」などが存在します。それぞれの違いについて簡単に解説します。
実印
法務局に登録された印鑑です。代表者印とも呼ばれます。不動産売買など特に重要な契約書を結ぶ際に使われる、会社にとって最も重要な印鑑です。
認印
印鑑登録を行っていない印鑑です。重要度の低い書類に使うことができます。
社印
認印の一種で、通常は印影が四角の印鑑が用いられます。そのため「角印」と呼ばれることもあります。見積書、請求書など対外的に発行する日常的な書類によく押される印鑑です。
銀行印
銀行で法人口座を開設する際や、手形・小切手の振り出しに使われる印鑑です。実印と同じ印鑑を使うケースもありますが、経理担当者が使うことが多い印鑑なので、別の印鑑として準備することが多いです。
ゴム印
社名や住所、代表者名、電話番号などが押印できるスタンプです。書類作業の負担を減らすために使われます。
印鑑届出書を法務局に提出するのはどんな時？
印鑑届出書を提出する必要があるのは、以下のタイミングです。
会社を設立する時
印鑑証明届出書は、会社設立の必要書類の一つです。法人登記の申請と同時に印鑑届出書の提出が必要です。
代表者（印鑑提出者）が変わった時
印鑑届出書の代表者（印鑑提出者）が変わったときは、変更登記とあわせて印鑑届出書の再提出が必要です。
法務局の管轄外に本店の移転登記を行う時
本店が法務局の管轄を超えて移転登記を行う場合、登録されている印鑑と、移転先を管轄する法務局にあらためて登録する必要があります。そのため、移転登記の申請書とあわせて印鑑届出書の提出が必要です。
会社が解散し、清算人が選任された時
会社が解散するというのは、会社を代表する者が変更されるということです。解散が決議された後は、清算人が印鑑提出者となって清算業務を進めていくため、改めての届出が必要ということになります。
会社の商号や印鑑そのものを変えた時
商号が変わった場合や、実印そのものを変更したいという場合には、「改印」という手続きが必要です。ちなみに、改印届書は印鑑届出書と同一の用紙です。
印鑑証明書の取得方法
印鑑届出書を提出すると、法務局に法人の実印が登録されます。個人でも印鑑登録証明書の提出が求められる状況がありますが、法人でも同様に印鑑証明書が必要になるケースがあります。
印鑑証明書を取得する方法は、
- 法務局の窓口で申請する
- 証明書発行請求機で請求する
- 郵送で請求する
- オンラインで申請する
の四つがあります。
原則として会社代表本人しか印鑑証明書の請求はできませんが、委任を受けた代理人でも可能です。
記入するときに注意するポイント
印鑑届出書は法務局で手に入れることもできますが、インターネット上からもダウンロードできます。
書類としてはシンプルですが、初めて作成する人にとっては迷いやすい点もあります。印鑑届出書を記載するときは、以下の点に注意しましょう。
届出する印鑑のサイズ
届け出る印鑑には、1辺の長さ（丸い印鑑の場合は直径）が1センチ以上3センチ以内という大きさの制限があります。届け出る印鑑は、用紙左上の四角内に押印します。また、ここに押印した印影が印鑑証明書に使われることになるので、照合の際に問題が起きないよう、鮮明に押すようにしてください。
なお、印鑑届出書には、左上だけでなく右下にも枠に囲まれている押印箇所があります。詳しくは後述しますが、ここには届出人の印鑑を押すので間違えないようにしましょう。
印鑑提出者の書き方
印鑑提出者は、会社の代表者にするのが一般的です。
会社法人等番号は必要に応じて記載
会社法人等番号は会社設立後に付与されるので、わからない場合（会社設立に伴う印鑑届出の場合）は記入不要です。
届出人の書き方と押印の注意点
届出人は、印鑑提出者本人がなる場合と代理人がなる場合があります。
届出人が印鑑提出者本人の場合は、印鑑提出者本人の住所氏名を記載し、個人の実印を押印します。
代理人が届け出る場合は、代理人の住所氏名を記載し、代理人の認印を押印します。この際は、書類下部の「委任状」欄も記載し、最後に印鑑提出者の実印を押印します。
印鑑届出者の印鑑証明書の援用のチェックを忘れずに
委任状の下には、「市区町村長作成の印鑑証明書は，登記申請書に添付のものを援用する」というチェック欄があります。ここには忘れずにチェックを入れましょう。このチェックをしないと、印鑑証明書を余分に提出しなくてはいけない可能性があります。
法人別の注意点
代表者が一人の株式会社を設立するケースであれば、上記で紹介した注意点に気をつけていれば問題ありません。しかし、状況によっては印鑑届出書の対応が複雑になる場合もあります。
代表社員が法人の場合
合同会社を設立する場合、法人が代表社員になることもできます。
このとき、印鑑提出者の欄には、商号や本店の住所、職務執行者の氏名を書きます。印鑑提出者が届出人で、かつ、職務執行者が法人の代表者の場合には、届出人住所は法人の住所を記載し、右下の欄には法人の代表者印を押します。
職務執行者が法人の代表者以外であれば、届出人の住所は職務執行者の住所を書き、右下には職務執行者の認印を押します。
代表者が複数名いる場合
株式会社の代表取締役、合同会社の代表者が二人以上いる場合には、一人が印鑑届出書を提出しても、それぞれが印鑑届出書を提出しても大丈夫です。ただ、同じ印鑑を使って届け出ることはできず、別の印鑑を準備することになります。
正確に印鑑届書を記載しよう
会社設立の際には、印鑑届出書の作成が必要です。印鑑を届け出るというと市役所を思い浮かべるかもしれませんが、法人の印鑑登録は法務局で行います。なぜ必要か、どんなときに必要かを理解しておけば、いざ書類を作る際にも焦らずに対応できます。
印鑑届出書を作成する際には、この記事を参考にしてください。
執筆は2019年12月24日時点の情報を参照しています。
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