美容院やエステ、ネイルサロン、飲食店など、お客様からの予約を受け付ける機会の多いビジネスでは、お客様はもちろん事業者にもストレスの少ない形で予約を扱いたいところです。今回はスモールビジネスのオーナーや個人事業主を対象に、利用が広まりつつある予約システムについてメリット、気をつけたい点を含めて説明し、最後に無料または低価格で利用できるオススメの予約システムを紹介します。
目次
予約システムとは
美容サービスや飲食店の予約というと、一昔前までは店舗に電話をかけて、来店希望の時間帯や人数を伝えて、サービス可能か問い合わせて、予約をするのが一般的でした。
このような予約のプロセスは、インターネットやコンピューター、スマートフォンの普及によって変わりつつあります。インターネット経由でお客様からの予約を受けたり、電話で受けた予約をデジタルデータとして管理したりする「予約システム」と呼ばれるサービスが提供されるようになり、すでに多くのビジネスで利用されています。美容院や飲食店の予約をしようとウェブサイトを開いたら予約システムに誘導され、利用したことがあるという人もいることでしょう。
予約システムはアプリとともに提供されることが多く、事業者は管理画面から提供できるサービス、時間帯、数量などを設定し、お客様の予約を管理します。クラウドベースのサービスで、使い慣れた端末のブラウザやアプリで利用するため、トレーニングなど必要なく利用を始められます。また、予約システムの普及にともない、無料や低価格の費用面でも利用しやすいサービスも出てきています。
予約システムを利用すると、業務を効率化できるのはもちろん、インターネットで予約を受け付ければお客様は24時間365日、店舗が開いていない時間帯でもいつでもサービスを予約することができます。
予約システムを利用するメリット
事業者側のメリットとお客様側のメリットに分けて、予約システムを利用するメリットを具体的に説明します。
事業者側のメリット
予約を電話やメールでのみ受け付けていると、オーナーやスタッフはその応対にどうしてもある程度時間を割く必要が出てきます。予約システムでは24時間365日予約を受け付け、特定の質問があるような場合をのぞいて、お客様自身で予約が完結します。また、多くの予約システムはクラウドサービスとして提供され、導入は難しくなく、ITやシステムに関する知識はほぼ不要です。
手作業や独自のエクセルシートなどで予約を管理していると、時間や日時の勘違い、ダブルブッキングといったミスが発生しがちです。スタッフ同士のミスコミュニケーションも起こるかもしれません。このようなトラブルを防ぐためにも、自動的にデータが管理され、事業者とお客様双方に予約情報が通知される予約システムは有効です。
予約を俯瞰できると、忙しい時間帯や曜日、季節、そうでない時期が一目でわかり、お客様の少ない時間帯に割引をして来店を促すといった売り上げを増やす対策をとることもできます。
お客様側のメリット
店舗の開いている時間に電話で予約をするのが難しいというお客様は少なくないでしょう。通勤通学の車内でサービスを知って、その場で予約したいというお客様もいるかもしれません。電話で予約することができたとしても、希望のサービスや時間を伝えて、空きがなかったり、サービスを受けたい担当者がいなかったりしてやりとりを繰り返すのは負担です。インターネットショッピングなどで使い慣れたインターフェイスで空き状況を検索して、必要情報を入力して、手早く予約したいというお客様も少なくないでしょう。
また、予約完了時には予約内容を通知するメールを配信するシステムがほとんどで、いつでも日時を確認することができ、予約日前の確認メールなどと合わせて、来店し忘れや日時の勘違いを防ぐことができます。
予約システムを利用する上で気をつけておきたいこと
事業者とお客様双方にうれしい予約システムですが、利用する上で気をつけておきたい点もあります。
お客様によっては、画一的にインターネットで予約するのではなく、お店のスタッフと直接電話で話して予約できる方が丁寧だと感じるかもしれません。また、特にお客様の年齢層が高い場合は、電話やFAXといった従来の予約手段が好まれる場合もあります。電話やFAXでの予約受け付けはそのままに予約システムを併用していく必要があります。
予約システムの導入を検討するにあたっては、サービスの種類や性質、お客様の年齢層や好まれるコミュニケーション手段を考慮し、お客様一人ひとりを大切にしている姿勢を伝えるのを忘れないようにしましょう。
無料で利用できる予約システム5選
予約システムの広まりとともに、無料または低価格で利用を始めやすいサービスが出てきています。おすすめの予約システムを五つ紹介します。
業種問わず使える Square 予約
Square 予約は無料で導入でき、パソコン、タブレット、スマートフォンで操作できる予約システムです。業種問わず利用できますが、特に個人経営の小規模な美容院や理容室、パーティー向けの貸し切り予約を行っている飲食店など、時間予約制のサービスに適しています。事前決済に対応した予約専用サイトの作成、予約管理、顧客管理、POSレジ、スタッフ管理、在庫管理などの機能を初期費用・月額利用料無料で利用することができます。Instagram、Facebook、「Google で予約」とも連携が可能です。高度な機能が利用できる有料プランもありますが、まずは無料プランからはじめてみて、必要に応じて有料プランに切り替えてみてはいかがでしょうか。
美容室・サロン専用 Bionly
Bionlyは予約管理をはじめ、お客様情報やカルテの管理、売り上げ管理、分析、サポートなど美容関連のサロンに必要なツールをiPad用に提供しているサービスです。美容関連のサロンに最適化されたトータルパッケージを利用したいサロン経営者にぴったりの内容です。まずは1カ月の無料トライアルでサービスの導入を検討してみるとよいでしょう。また、Bionlyはクレジットカード決済サービスのSquareとも連携できるので、キャッシュレス対応も一度に叶います。
Squareとの連携について詳しくは：SquareとiPadサロンシステム「Bionly」の連携でかなえるサロン運営効率化
飲食店用予約システム TORETA（トレタ）
iPad専用のアプリで、予約管理だけでなく、予約情報から自動的に顧客台帳を作り、顧客管理も可能にするサービスです。オーバーブッキングのリスクを減らす機能、複数のグルメサイトからの予約を一元管理できる機能など飲食店にとってうれしい機能も。利用料金は公開されていませんが、導入にあたってウェブサイトや電話で相談ができます。
飲食店用予約システム KALEIDO RESERVE（カレイドリザーブ）
飲食店専用のPOSレジシステムを提供するposcubeの予約管理システムです。poscubeと連携しているので、電話予約時にこれまでの来店履歴をスムーズに参照できるなど、お客様ごとのていねいなおもてなしがしやすくなります。poscubeはショールームを設置していて、導入前にシステムの利用イメージをはっきりさせたり、導入の相談をしたりすることができます。
予約システムつきのホームページを作れる SelectType（セレクトタイプ）
SelectTypeではテンプレートを使ってデザイン性の高い予約システムつきのホームページを手軽に作成できます。予約システムについては、機能の制限はありますが利用料無料のフリープランがあるほか、商用利用を想定したベーシックプランは月額1,500円、中規模以上の店舗や企業を対象としたプレミアムプランでも月額10,000円で提供されています。ホームページ、フォームといった機能もついたパッケージプランはベーシックパッケージが月額3,000円、プレミアムパッケージプランが月額15,000円です。ホームページと予約システムを統一感のある形で仕上げたい事業者にとって選択肢の一つとなりそうです。
執筆は2019年6月28日時点の情報を参照しています。2022年5月10日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。 Photography provided by, Unsplash