販売した商品や、提供したサービスに対する対価を確実に受け取るためには、取引内容を明確に記した請求書を発行して取引先に確実に送付しなければなりません。誤解やトラブルの無いスムーズな取引を実現するために、正しい請求書の作成方法を抑えておきましょう。
請求書の意味とは？
請求書には、お金のやりとりを正式な書面に残すという経理的な意味合いがあります。取引先の手元に請求書が届かなければ、支払いが行われないということもあります。このため、請求者と請求先、取引内容、金額をきちんと明記した請求書を発行することは、ビジネスに関わる全ての人にとって必要不可欠なのです。
請求書に不備があると、こんなトラブルに
請求書はお金のやりとりを記載した文書なので、請求書の発行が無かったり、内容に不備があると、取引先とのトラブルの原因になります。
請求書が無いために、取引先からの支払いを受けることができなかったり、請求先や金額に間違いがある場合、事前に合意したつもりだった内容の確認や書類の訂正に時間を費やさなければならなくなります。お金を扱う内容ですから、取引先からの信頼にも影響してしまうかもしれません。
書類作成の前に、取引先と確認するべきこと
請求書の作成にあたり、以下の内容を取引先に事前確認をし、書面に記しておくことで、後の取引をスムーズなものにしてミスやトラブルを防ぐことができます。
請求先の名称、氏名、送付先の確認
取引内容によっては、やりとりをしている相手と請求先が異なる場合もあります。請求書に記載すべき会社名や部署などがあるかどうかを確認しましょう。郵送やファックスを使用して送付する場合は、住所と番号を確認し、メールでの送付をする場合は、宛先以外にCCに含めるべきアドレスがあるかどうかを確認します。
商品の個数と単価、サービスの金額の確認
請求書に記載されるメインとなる内容です。合計金額に関わってくるので、個数や金額の数値を取引先にしっかり確認してもらうようにします。合計金額は、手数料や消費税がわかるように、内訳を表示しながら確認します。
手数料を負担する側を決める
銀行振込やクレジットで支払いが行われる場合に発生する手数料を負担するのは誰なのかを明確にしておきます。事前に合意をとっておかないと、請求書を発行してからの支払いが遅れてしまうことがあります。
支払い期限を決める
事前に取引先と支払い期限について擦り合わせをしておきましょう。通常、先方の締め日に合わせて支払日を決定します。
端数の取り扱いを決める
消費税計算による端数や売上額そのものに端数が出た場合、これを切り捨てるのか、四捨五入をするのか、または切り上げるのかというルールを事前に取引先と合意をとっておきましょう。
請求書の送付方法
請求書を受け取る形式は、取引先の希望に合わせて柔軟に対応できるようにしておきましょう。郵送を希望された場合は宛先の確認を、FAXの場合はFAX番号の確認を念入りに行います。メール添付による送付を希望された場合は、送信先アドレスに加え、添付ファイルを開くことができる環境が先方にあるかどうかなど、使用しているソフトウェアのバージョンの確認をしておく必要があります。
請求書に必要な項目
取引内容について、取引先との合意がとれて事前確認項目も揃ったら、いよいよ請求書の作成です。請求書に記載すべき各項目と注意すべき点を紹介します。
タイトル
納品書や見積書など、他の似たような書類と混乱してしまわないように、「この書類は、請求書である」と一目で分かるようなタイトルを付けます。
書類作成者名
書類を作成した者（たいていの場合は請求者）の正式な会社名、名称、氏名、住所、連絡先を記載します。会社の角印を押すことは必須ではありませんが、会社が正式な書面を出しているという印象がつきます。あらかじめ、社名やロゴマークの入ったテンプレートを準備しておくこともいいでしょう。
請求先
実際に支払いを行う取引先の名称を明記します。請求書の交付を受ける会社名や担当者がはっきりしていれば、敬称を付けて表記します。
取引年月日と支払い期限
取引年月日は、後に「いつの取引だったか」が分かるように西暦（または和暦）から記載します。支払い期限は、事前に取引先と合意をとった日付を記載します。
請求書番号
請求書番号を振ることで、それぞれの書類に固有の番号が付きます。請求書の記載内容について問い合わせがあった場合、請求書番号を参照できるのでスムーズな対応ができます。一度の請求で複数の請求書を発行する場合にも、該当する書類を見つけることが容易になります。
取引内容と合計の内訳
「どんな商品やサービスを何個取引したのか」を記載します。単価、個数、合計を簡潔に表記し、必要であれば別紙で請求金額の明細を添付します。合計金額は、小計、消費税、手数料が分かるように記載するようにしましょう。このようにすることで、支払う側に分かりやすい内訳を明示することができます。取引内容によっては、消費税がかからない場合があったり、源泉徴収の対象になることもあるので、国税庁のウェブサイトで確認をしておきましょう。
参考：
非課税となる取引（国税庁）
源泉徴収が必要な報酬・料金等の範囲（国税庁）
振込先
ついつい忘れてしまう振込先の内容もしっかりと。銀行振込を指定する場合は、金融機関名、銀行コード、支店コード、口座番号など、振込に必要な情報を全て記載し、一切の混乱が無いようにします。振込の際に、振り込む先の金融機関を選べるように複数の銀行口座が準備できることが理想です。
ダブルチェックを忘れずに！
請求書が完成したら、封筒に入れる前に最終チェックをします。手書きではなく、コンピュータで編集をした場合、印刷をしてみて全体が読みやすいかどうかを確認します。
メールで作成している場合は、プレビュー機能を使ってレイアウトに問題が無いかどうかを確認します。この際、取引先の名称や金額をダブルチェックします。請求書が取り扱う内容はとても繊細なので、何度も目視で確認をしてミスを防ぎます。
請求書を送る
請求書の送付には複数の手段があります。事前に取引先に確認をした方法で送るようにしましょう。
郵送の場合
用紙サイズは最も一般的なA4サイズに印刷をし、封筒に入れて普通郵便で送ります。請求書は、信書扱いとなるので、メール便や宅配便を用いると郵便法に触れることになります。郵便を利用しましょう。
他のダイレクトメールや郵便物などに紛れてしまわないように、封筒の表面に「請求書在中」と目立つように表記をします。
FAXの場合
緊急の場合など、FAXでの請求書の送付を希望される場合があります。しかし、FAXは紛失しやすいので、送付後改めて郵送をするか、電話で受信の確認をとるようにしましょう。FAXをする際には、最初に送り状の送信をしてから請求書の送信をします。
メールの場合
紙面ではなくデータによる書類管理は、紙やインク代のコストを大幅に削減できるので、この手段をとる取引は増えています。しかし、メールでの送付をしてもよいかどうかは事前に先方に了承をとるようにしておきましょう。
請求書などの書類をメールに添付する際は、メールの容量を抑えるために圧縮をして、必ずファイルにパスワードをかけてセキュリティ面にも配慮をします。
新しいカタチの請求書
取引の規模や方面が多くなり、決済が複雑化してくると、一元管理の徹底がより重要になってきます。Squareでは、お使いのデバイスから簡単に見積書や請求書が作成でき、スムーズな支払いプロセスを実現してくれるSquare 請求書というサービスを提供しています。
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書類の管理は、データでも、印刷してでも行うことができ、ユーザの幅広いニーズに応えるのがSquare 請求書です。新しいカタチの請求書の導入をぜひ検討してみてください。
請求書に大切なこと
請求書とは、とにかく明確で分かりやすくなければなりません。取引内容に相応した支払いが確実に行われ、支払い忘れの発生を防ぐために、最も使いやすいと思えるツールを利用して、請求書を正しく作成することが大切です。
執筆は2017年1月18日時点の情報を参照しています。一部情報を2021年9月10日に更新しています。外部サイトの情報および利用に起因して生じたいかなる損害に対しても、弊社は一切責任を負わないものとします。Photography provided by, Unsplash