ネットショップを運営する上で、「領収書」の扱いには注意点がたくさんあります。実店舗のように対面ではないやり取りだからこそ、トラブルやクレームに発展しないよう細心の注意を払いましょう。
「支払い方法を複数用意しているネットショップでは、それぞれで発行の方法やタイミングはどう違うか」「二重発行を起こさないためにはどうすればいいか」など、気をつけたい点がたくさんあります。
ここではネットショップを運営している人に向けて、ネットショップでの領収書の扱いについて解説します。
目次
ネットショップでも領収書は必要？
原則として、ネットショップは顧客から発行を求められたら、領収書を発行する義務があります。
領収書とは
「領収書」とは、金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類です。民法第486条で「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる」と定められているように、支払者（弁済をする者）は受取証書（領収書）の交付を請求できます。領収書を発行するタイミングは、原則として「同時」です。実店舗での買い物を想像すると分かりますが、代金を受け取ったと同時に領収書を渡すのが一般的です。
ただ、ネットショップの場合は直接お客様から現金を受け取るわけではないので、領収書の発行依頼に対してどう対応するかが課題になります。
領収書代わりに使える書類
ネットショップではショップが発行する領収書以外にも、たとえば、以下のような書類を領収書の代わりに証憑書類として使えます。
- 銀行振込の場合：振込明細書や、振り込み記録のある通帳
- クレジットカード払いの場合：カード会社が発行する利用明細
- 代金引換払いの場合：配送業者が渡す領収書
こういった代替書類の存在を背景に、「当店では領収書の発行をしていません」というアナウンスをしているネットショップも多いようです。
収入印紙のルール
領収書と切っても切れない関係にあるのが「収入印紙」です。原則として、5万円以上の買い物をした場合の領収書には印紙の貼付が求められます。
しかし、あくまで原則なので、ネットショップの場合はややルールが違います。詳しくは後述しますが、クレジットカード払いが行われた取引についてネットショップが領収書を発行する際、「クレジットカード払いにて支払い」という但し書きが必要になります。この場合はネットショップと顧客の間に金銭のやり取りはないので、もし5万円以上の取引だったとしても、収入印紙は不要です。
また、電子メールで領収書をデータ送付することもありますが、この場合も、収入印紙は不要です。
領収書は電子発行がおすすめ
領収書は、PDFなどを使った電子交付がおすすめです。オリジナルの領収書データを作成できる他、領収書が簡単に発行できるクラウドサービスを利用することもできます。
ネットショップのオペレーションでは、領収書をPDFで発行し、メールで送付するという業務フローにすると、郵送の手間や収入印紙の準備が不要になります。国税庁の見解としても、「請求書や領収書をファクシミリや電子メールにより貸付人に対して提出する場合には、実際に文書が交付されませんから、課税物件は存在しないこととなり、印紙税の課税原因は発生しません」とされています。
参考：コミットメントライン契約に関して作成する文書に対する印紙税の取扱い（国税庁）
なお、受け取ったPDFを顧客が印刷したとしても、印刷したものに印紙を貼る必要はありません。
【支払い方法別】領収証の発行方法
ネットショップと領収書についての上記前提を踏まえ、支払い方法別の領収書発行について簡単にまとめて解説します。
銀行振込の場合
銀行振込の場合、振込明細書や振り込み記録、預金通帳の記載が領収書の代わりとなります。そのため、領収書は発行しなくても問題ありません。実際、「銀行振込の場合、振り込み明細を領収書の代わりとする」というアナウンスをしているショップもたくさんあります。
もし顧客から発行を求められた場合は、領収書の但し書き欄に振込日を明記して渡すようにしましょう（例：2021年5月1日銀行振込分）。金銭のやり取りの有無が明確になり、領収書の二重発行が防げます。
クレジットカード決済の場合
ネットショッピングで一般的なクレジットカードによる支払いの場合、基本的にはカード会社が発行する利用明細が領有書の代わりとなります。クレジットカード決済は「信用取引」で、商品を受け渡した段階ではショップ側はまだ決済代行会社から代金を受け取っていない場合が多いです。
店舗での買い物と同じ感覚で、「買い物＝お店から領収書がもらえる」と思っているお客様から領収書を求めることがあります。その場合は、「クレジットカード会社が発行する利用明細が領収書の代わりになること」をアナウンスしましょう。
それでも領収書を求められた場合は、但し書きに「クレジットカード払いにて」と記載した領収書を準備しましょう。こうすることで、二重の計上を防げます。
代金引換決済の場合
代金引換払いの場合は、配送業者が発行する受領書が領収書の代わりになります。ネットショップでは、配送業者からの書類を使ってくださいとアナウンスを行います。ネットショップでも領収書を発行してしまうと、手元に2枚の領収書が存在することになり、トラブルのもととなります。
どうしてもショップ名の入った領収書や収入印紙のついた紙の領収書が必要な場合は、顧客の手元にある配送業者の受領書をショップに送付してもらい、それと引き換えにショップ作成の領収書を配送するようにします。こうすることで、二重発行が防げます。
再発行と二重発行の注意点
たびたび「二重発行」というキーワードが登場していますが、これは一つの取引について複数の領収書が存在している状態で、架空の経費計上に使われてしまう可能性があります。もしこのリスクを知らずに安易に領収書の再発行や二重発行をしてしまった場合、ネットショップも罪に問われるかもしれません。
ネットショップは、対面で金銭のやり取りが発生しない分、領収書の再発行や二重発行に関するトラブルに悩まされやすいかもしれません。くれぐれも注意し、安易に領収書を再発行しないようにしましょう。
領収書の発行を求められる前に代替書類のアナウンスをしたり、交付は原則PDFにしたりと、領収書発行にまつわる手間を省くための工夫をぜひ日々の業務にお役立てください。
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執筆は2021年5月24日時点の情報を参照しています。2023年6月27日に記事の一部を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash