見積書や請求書など、ビジネスの場においてはさまざまな文書の作成ややりとりがつきものです。時には書類作成に丸一日取られてしまうという個人事業主やフリーランサーもいるのではないでしょうか。取引の数が増えれば、作業の時間も手間も増えていきます。
今回は、見積書作成の負担を減らすおすすめのサービスを紹介します。
見積書とは
見積書とは、商品やサービスなどの売買契約や請負契約において、金額や取引条件を記載した文書です。発注者は見積書に記載されている内容を検討し、実際に発注するかどうかを決定します。
時には、発注者は相見積もり、つまり他社にも見積書の提示を依頼し、より良い条件で発注できるように複数の見積もりから検討する場合もあります。また、口約束だけで取引を進めてしまうと、金額や納期などの取引条件に関して誤解が生まれトラブルに発展してしまうこともあります。見積書は、トラブルを未然に防ぎながら、取引を進めていくための重要なツールであるといえます。
見積書は、取引の証憑書類として事業年度の確定申告書の提出期限翌日から数え、法人には7年間、個人事業主には5年間の保存が義務づけられています。
参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法（国税庁）
見積書作成のポイント
以下のように、取引では各段階でさまざまな文書のやりとりが発生します。
1, 取引先からの発注に対し見積書を作成し提示する
2, 見積書の内容について双方で合意をしたら契約を交わす
3, 取引先から発注書（注文書）を受け取る
4, 商品またはサービスを納品し、納品書を提出する
5, 請求書を発行し送付する
見積書は取引の最初にやりとりする文書です。記載する項目として、宛名、発行者名、発行日、品目、単価、数量、合計金額、当該見積書の有効期限、納品日、支払期限、支払方法、振込先、特記事項などがありますが、全ての項目について正確かつ見やすいものを作成することが大切です。また、取引先から依頼されたらすぐに提示できるようにしておくことも、契約を成立させるためには重要なポイントです。
見積書作成にクラウドサービスを使うメリット
見積もり依頼があった際、すぐに見積書を提示するには事前に表計算ソフトなどでテンプレートを作っておく方法もありますが、最近ではスマートフォンなどからも見積書を作成・送付できる便利なクラウドサービスがあります。
見積書作成にクラウドサービスを使うメリットとして以下の点が挙げられます。
1, いつでもどこでも使える
表計算ソフトなどを使う場合、オフィスのパソコンからしか使えなかったり、必要な台数分のインストールが必要だったりと、物理的な制約だけでなくコスト面でも負担が大きくなります。クラウドサービスは、インターネットに接続できる環境であればスマートフォンやタブレットなどからでも利用できます。
2, データの紛失リスクなし
データを全てクラウド上に保存するため、紛失したり、参照したいときにすぐ見つけられなかったりといったトラブルを避けることができます。複製も簡単にでき、デバイスを買い換えても同じデータを使って問題なく見積書を作成できます。
3, 取引のフローを一貫して管理
見積書に始まり、発注書、納品書、請求書……と取引ではさまざまな文書が交わされます。これらの文書を一貫して管理できるサービスを使えば、管理をシンプルにできます。
クラウドサービスを選ぶポイント
自身の事業に適した見積書作成クラウドサービスを選ぶ際に注目したいポイントについて紹介します。
1, 請求書などへの変換が可能か
作成した見積書を納品書や請求書に、簡単に変換できるサービスを選べば、それぞれの文書を作成する際の手間が省け、記載事項の写し間違いといったヒューマンエラーを防げます。
2, アプリの有無
スマートフォンやタブレットで使えるアプリを提供しているクラウドサービスもあります。出先やちょっとした時間を使って作業ができるため、業務の効率化がはかれます。
3, 共有機能の有無
作業中の書類をほかの人と共有できる機能があれば、複数の従業員で同時に作業でき、手間を省けます。
4, 料金
完全に無料のサービスや有料のサービス、会計ソフトと一緒に使えるサービスや、個人事業主向けプラン、法人向けプランなど、さまざまなプランや料金体系があります。サービスやプランの内容を比較検討した上で、自身の事業に合わせたものを選びましょう。
5, 無料お試し期間の有無
有料のサービスの中には、無料で試せる期間が設けられている場合があります。どのサービスが良いか迷っているときは、無料で使ってみてから導入を決めても遅くありません。
おすすめ見積もりサービス3選
前述のポイントを踏まえ、おすすめの見積書作成クラウドサービス三つを紹介します。
1, Square
クレジットカード決済サービスを提供するSquareの請求書アプリ（Square 請求書）なら、普段使っているスマートフォンやタブレットから簡単に見積書を作成できます。準備もいたってシンプルで、Squareのアカウントを作成してデバイスにSquare 請求書アプリをインストールするだけです。
取引先名とメールアドレス、見積り項目を入力したら見積書が完成。そのままメールで送信できます。見積書の内容に取引先の承諾を得られたら、そのままワンクリックで請求書に変換できます。送信日や有効期限の日付を指定して送ることも可能です。
アプリからは支払い状況の確認、支払い忘れを防ぐリマインダーの送信もできます。他にも毎月決まった金額の請求に使える継続課金機能や、クラウド会計ソフト「freee」との連携など、見積もりから請求、支払いまで一貫して管理できます。
Square 請求書は初期費用・月額費用が無料で、取引先がクレジットカードで支払った場合のみカード決済手数料がかかりますが、見積書や請求書の作成・送信回数は無制限です。また、見積書から請求書への自動変換などより高度な機能を備えたSquare 請求書Plusは月額3,000円です。
1, 請求書などへの変換：可能
2, アプリ：有り（iOSとAndroidに対応）
3, 共有機能：無し
4, 料金：Square 請求書は0円、Square 請求書Plusは月額3,000円（税込）
5, 無料お試し期間：Square 請求書はお試し期間なし、Square 請求書Plusは30日間無料
2, freee
確定申告も毎日の経理もまとめて行なえるクラウド会計ソフトfreee。パソコンのブラウザ上またはAndroid対応アプリ上でテンプレートを選び、項目に必要事項を入力するだけで、簡単に見積書を作成できます。作成後そのまま取引先にメールで送信するか、PDFとしてダウンロードするかを選びます。
作成した見積書はワンクリックで納品書や請求書に変換可能で、複数の見積書や納品書の内容を基に合算請求書を作成・発行することもできます。作成した見積書の内容は帳簿に自動で反映されます。
小規模事業者や個人事業主向けにはスターター（月額980円）、スタンダード（月額1,980円）、プレミアム（年額39,800円）の3プランと、規模の大きな法人向けにはミニマム（月額2,380円、年額23,760円）、ベーシック（月額4,780円、年額47,760円）の2プランがあります。いずれも30日間の無料期間があります。プランによっては招待したメンバーに見積書の編集権限を付与することもできます。
1, 請求書などへの変換：可能
2, アプリ：有り（Androidに対応、iOSは2019年5月にリリース予定）
3, 共有機能：メンバーとして招待し権限を付与
4, 料金：月額980円から年額47,760円まで（いずれも税抜価格）
5, お試し期間：30日間無料
3, Hachikin
Hachikinは、中小企業の業務改善を支援するウェブサービスです。勤怠管理、経費精算、売上分析などの機能に加え、見積書、注文書、請求書の作成・管理機能があります。
同じ見積書に複数人でアクセスできコメントも残せるため、チームでの作業に適しています。決済承認レベルを三段階まで設定できるためミスの防止もはかれます。ブラウザのトップ画面に「現在承認待ち」「未提出請求あり」「未入金請求あり」など取引のステータスが表示されるため、それぞれの取引の進行状況が一目で把握できます。専用アプリはありませんが、スマートフォンやタブレットなどでもストレスなく利用できるようデザインされています。
0円のフリープランはユーザー2人まで、売上分析機能を除いた全ての機能が使えます。有料プランは月額3,800円（税込）で5人まで使えるスモールプラン、6,800円（税込）で10人まで使えるミディアムプラン、11,800円（税込）で20人まで使えるラージプランの3種類があります。有料プランに申し込むと全機能が30日間無料で利用できます。
1, 請求書などへの変換：可能
2, アプリ：無し
3, 共有機能：同時アクセス可（2人〜10人まで）
4, 料金：月額0円〜11,800円（税込）
5, お試し期間：有料プラン申し込みで30日間無料
クラウドサービスを活用することで、見積書の作成・送付・管理のプロセスにかかっていた手間が減り、業務全体の効率化にもつながります。無料で使える期間などを上手く活用して、自身の事業に適したサービスを選んでみてください。
関連記事
・2019年、作業効率アップにオススメな請求書サービスまとめ
・仕事の効率化に効く！クラウド会計アプリ
執筆は2019年5月9日時点の情報を参照しています。2021年9月10日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash