仕事上のさまざまな場面で経費で落とすという言葉を耳にするかもしれません。取引先との食事代は経費で落とせるものだと何気なく口にしている人も、そもそも経費で落とすことの意味を理解している自信はありますか。起業を考えている人なら、必ず知っておかなければならないことでもあります。今回は個人事業主にとって経費で落とすことの意味を紹介します。
目次
- 経費で落とすとは
- 経費で落とせるもの、落とせないもの
・ 経費で落とせるもの
・ 経費で落とせないもの - 家事按分(かじあんぶん)を理解しよう
・自宅兼事務所の家賃
・インターネット通信費 - 経費を計上するタイミング
・現金主義
・発生主義 - 確定申告で経費を申告しよう
・確定申告に領収書の提出は必要？ - 領収書を発行するには
経費で落とすとは
経費とは、企業が事業を営み、利益を生み出していくためにかかる費用のことを指します。それでは、「経費で落とす」とはどんな意味なのでしょうか。生み出された利益には、必ず税金がかかります。利益が大きくなればなるほど、課される税金の額も大きくなります。反対に、利益が小さくなれば、税金の額も小さくなります。経費で落とすとは、費用として計上することで利益を小さくし、課税金額を減らすことです。
例：取引先との商談成立で、30,000円の売り上げが発生
取引先へのタクシー代は2,000円の場合、タクシー代を経費とみなすため、30,000円 - 2,000円 = 28,000円を利益とします。
30,000円よりも、タクシー代を経費で落とした後の28,000円の方がかかる税金は少ないでしょう。
経費で落とすことは、経費として計上するともいいます。
経費で落とせるもの、落とせないもの
経費で落とすことができるものとできないものの具体例を紹介します。
経費で落とせるもの
・仕入れ費：原材料費など仕入れにかかった費用
・水道光熱費や通信費：水道代、電気代、ガス代、通信費など事業運営に必要な費用
・消耗品費：文房具や電球など使いきりのものの費用
・旅費や交通費：営業のための交通費や宿泊代など
・接待交際費：取引先との飲食代など
・給料賃金や福利厚生費：従業員への給料や賞与、福利厚生にかかった費用など
・広告宣伝費：新聞への広告の掲載、チラシやパンフレットの制作にかかった費用など
・地代家賃：事務所や倉庫を借りるのにかかる費用、駐車場やレンタルオフィスの費用など
・税金：消費税、固定資産税、個人事業税、印紙税、不動産取得税、登録印紙税、事業用で使用する自動車の自動車税、自動車重量税、自動車取得税
どの費用も、支出を証明できる領収書などが必要となります。
例：取引先との新年会
→経費で落とすことができる
「接待交際費」になるため経費になります。ただし、認められるのは社会通念上理解される額である必要があります。
経費で落とせないもの
・個人事業主の給料
・個人事業主の社会保険料
・事業とは関係のないことに使った費用
・税金：所得税、住民税、延滞税など
例：個人事業主の健康診断費
→経費で落とせない
福利厚生は従業員のためのものという考えから、個人事業主の健康診断費はプライベートの支出とみなされます。
家事按分(かじあんぶん)を理解しよう
個人事業主やフリーランスで働いている人には、自宅を事務所としている人もいるでしょう。自宅としても使用しているため、家賃の全額を経費に計上することはできませんが、事業に使用している分だけを一部経費として計上することはできます。プライベート用と事業用の双方が混ざった支出のことを家事関連費と呼びます。家事関連費のうち事業で使用する比率分のみを経費に計上することを家事按分(かじあんぶん)といいます。
ここでは家事按分比率の出し方を説明します。
自宅兼事務所の家賃
どのくらいの面積を事務所として使用しているかを計算します。
例：100平方メートル(家賃月40万円)の家で25平方メートルを事務所として使用する場合
家の4分の1を業務に使用していることから、家賃の4分の1(月10万円)を経費とみなします。
インターネット通信費
インターネット通信費の家事按分の計算方法は、業務に使用した日数や時間で計算することができます。長時間インターネットを業務に使用している場合は、使用日数で計算することをおすすめします。
例：週5日自宅で仕事を行い、インターネット通信費は月額7,500円の場合
使用日数の5日を7日で割ることで業務で使用している割合を計算 (5日 ÷ 7日 ＝ 約70％)。インターネット通信費の70％（月5,250円)を経費とみなします。
他に、自宅兼事務所の電気料金、水道光熱費、公私で使用している自動車関連費用(ガソリン代や自動車保険料、自動車税、タイヤ交換費用など)も家事按分で計上することができます。ただし、水道光熱費のうち、明らかに業務ではなく家事で使用すると見受けられるようなガス代などは、事業費と家事費の按分の対象になりません。
今回挙げた例の他にも、経費として落とすことができるもの、できないものはあります。判断のポイントは事業に対して必要な費用か、そしてそのことを説明できるかです。判断に迷う場合は、税務の専門家である税理士に相談するほうがトラブルを避けることができます。経費で落とせないものを経費で落とすと脱税となり、追加での支払いを求められたり、社会的信用を失ったりすることになるので注意しましょう。
経費を計上するタイミング
4月30日に経費が発生し6月15日に実際の支払いを行った場合、4月と6月のどちらで経費として計算すれば良いでしょうか。二つの考え方を紹介します。
現金主義
実際にお金が動いた日を基準に費用を計上する考え方です。今回の場合、6月15日となります。
発生主義
実際に商品やサービスを提供した日です。現金の支出と関係なく、収益や支出の事実が確定した時点で費用を計上する基準です。今回の場合は4月30日です。企業会計原則では、費用は発生主義で計上するとあり、この方法を基準としている場合が多いようです。
確定申告で経費を申告しよう
ここまでは何が経費の対象となるのか、経費はいつ計上すればいいのかなどを説明してきましたが、これらの把握が大切なのは、最終的に一年を通して使用した経費を確定申告で申告するからです。
個人事業主が行う確定申告とは、毎年2月16日から3月15日の間に前年1月1日から12月31日までの確定した会計結果を国へ申告することです。売り上げや経費、所得などを確定申告書類に記入して税務署へ提出します。確定申告では、売上金額から経費を引いたものが所得となります。
経費の金額によって所得が変わってくるので、細かく帳簿管理を行ったうえで申告手続きに取り掛かりましょう。
確定申告に領収書の提出は必要？
領収書やレシートは7年間保管しておくことが義務付けられていますが、実際に提出することは義務付けられていないようです。ただし、突然税務調査の通知を受ける可能性もなきにしもあらずです。すぐに対応できるようしっかり保管しておきましょう。
確定申告の際に必要なものは国税庁が公開している「確定申告の際にご持参いただくもの」をご確認ください。
手続きに不安を感じる場合、特別な知識がなくても簡単に確定申告の準備ができるfreeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトを利用することもおすすめです。
領収書を発行するには
このように領収書の保管が欠かせないなかで、事業を営んでいる人は領収書を発行できる体制を整えておかなければいけません。小売店や飲食店を経営している場合には、決済とレシートプリンターが一台でできる端末を用意しておくと、スペースを削減できるのでおすすめです。特にキャッシュレス決済を受け付けるとなるとレジ周りが端末だらけになる傾向にあります。SquareならタッチスクリーンでPOSレジの操作ができ、キャッシュレス決済も領収書の発行も可能な決済端末「Square ターミナル」を提供しています。
初期費用はなく導入費用は決済端末代金のみ（39,980税込）、利用料はキャッシュレス決済にかかる手数料のみです。キャッシュレス決済の対応がまだ、今の決済端末は高額で乗り換えたい、などの場合はご検討ください。
この記事では経費で落とすことの意味を説明してきました。経費は課税される所得を減らせる働きを持ちます。正しく理解して、賢くビジネスを展開していきましょう。
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執筆は2017年10月13日時点の情報を参照しています。最終更新日は2023年8月30日です。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash