さまざまなビジネスシーンでやり取りされる取引文書。それぞれの文書には当然ながら発行の目的があり、記載すべき内容や保存のルールがあります。
同意した取引内容で発注書を作る時や商品の納品時、代金を請求する時など、「いつ、誰と、どのような内容を、いくらで取引する（した）のか」を証明する文書を記録として残すことは、発注者と受注者間の認識違いや金銭トラブルの防止につながります。
取引を管理する帳簿や、取引上作成または受領する書類（二つを合わせて帳簿書類といいます）は、法律で一定期間の保存が義務付けられています。
今回は、お客様から受注を受けてから取引が完了するまでに取り交わされる各書類の役割を理解しながら基本的な取引の流れをお伝えします。
基本的な取引の流れ
- 発注者（お客様）から依頼を受ける
- 依頼内容を元に見積書を作成する
- 見積書に同意した発注者から正式に依頼を受ける（発注書を受取る）
- 納品・請求する（納品書・請求書の発行）
- 入金を確認して領収書を発行する
見積書の作成
お客様から注文の依頼を受ける（受注する）と、まず行うことが見積書の作成です。
見積書は、お客様が正式な発注を決断するのに必要不可欠な書類です。受注者がお客様に対してこれから行う予定の仕事の内容や日程、金額などを細かく提示する役割を持っています。これらの内容に基づいて、お客様は社内で検討したり、他業者からの見積もりと比較して、より要望に合った発注先を選ぶことができます。
従って、一度提示した見積書でも、予算や納期などがお客様の条件に合わない場合は、再度見積書の提出を求められることもあります。一つのプランに固執せず、お客様に合わせて複数の選択肢を用意するなど、柔軟に対応できることが好ましいです。また、見積書は見積依頼を受けたらなるべくすぐに作成して先方に出せるようにしましょう。複数社に見積もり依頼を出して比較検討をしたいと思っているお客様にとって、スピードは満足度の向上につながります。
見積依頼が入ったらすぐに書類を作成できるように、あらかじめテンプレートを準備しておくことをおすすめします。しかし、過去に使った見積書のテンプレートを少しだけ変更して送ってしまうと、機械的な対応という印象を抱かれてしまうかもしれません。見積もりは、それぞれの発注者の要望や条件を理解した上で作成する必要があるということを忘れないようにしましょう。
見積書の基本的な記載事項
* 見積書の発行日と見積内容の有効期限
* 宛先（発注者）と発行者（受注者）の連絡先
* 見積書番号（事務処理をしやすくするための通し番号など）
* 依頼内容（商品やサービスの詳細、単価、数量、合計額など）
発注書をお客様から受け取る
発注書とは、発注者であるお客様が受注者から出された見積書の内容を確認し同意した上で、発注を正式なものにするために作成・提出する書類です。支払い金額の合計や、希望納期などを提示することで、見積書の内容を発注者の立場から再確認する役割を持っています。
実際に仕事に取りかかった後に、お客様と受注者の間で依頼内容などに認識違いが発生した場合、見積書や発注書を確認することで「言った・言わない」などのトラブルを避けることができます。発注書を必ずしも発行しない場合もありますが、なるべく発注者に発行を依頼しましょう。
納品書・請求書の送付
依頼内容の商品やサービスを受け渡す準備ができたら商品を納品します。この時に納品物と一緒に同封する書類が納品書です。
納品書が無いと、発注者であるお客様は、受け取った商品が発注内容のすべてなのか一部なのかが分からず不安になってしまいます。一つの発注内容を2度に分けて発送する場合なども、その都度納品書を添付してお客様を安心させることを心がけましょう。
納品書の基本的な記載事項
* 納品書の発行日
* 宛先（発注者）と発行者（受注者）の連絡先
* 納品書番号（事務処理をしやすくするための通し番号など）
* 依頼内容（見積書や発注書と同じ内容であることを確認。相違があるとトラブルになる可能性もあります）
この際、お客様は納品を確認したことを証明する受領書を発行することがありますが、配送業者が代行することもあります。商品の配送時に押印やサインをするのは受領したことを証明する行為です。
請求書は、受注者が発注者に対して納品した商品やサービスに対する支払いを正式に求めるための取引に置いて必要不可欠な書類の一つです。納品と同じタイミングで、納品書兼請求書としてお客様に提出することが多いようです。
請求書は、お金のやりとりを記載した文書なので、発行漏れがあったり内容に不備があると、支払いが行われなかったりと、金銭をめぐる大きなトラブルに発展してしまいます。請求書を作成するときは、特に注意しましょう。
請求書の基本的な記載事項
* 請求書の発行日（お客様の締め日に合わせるのが好ましいです）
* 支払い期限
* 宛先（発注者）と発行者（受注者）の連絡先
* 請求書番号（事務処理をしやすくするための通し番号など）
* 請求合計金額（必要に応じて商品や金額内訳などの明細を添付する）
* 支払い方法
支払い期限までに料金を確実に回収できるように、記載事項は分かりやすく書きましょう。
請求書の書き方について詳しくはこちらの記事をご覧ください。
支払い方法は、お客様の利便性を考慮して複数準備することが好ましいです。Squareでは、スマートフォンやタブレット端末などのスマートデバイスで簡単に見積書・請求書を作成でき、お客様のメールアドレスに直接送信できるSquare 請求書を提供しています。もちろん、紙の請求書を印刷することもできます。
お客様は、請求書を受信した端末上でそのままクレジット決済を済ませることができ、支払いが完了すると自動で通知が送られます。請求書の支払い状況をいつでもどこでも確認したり、リマインダーを送信したりすることができ、支払われた請求書代金は最短で翌営業日に入金されるので料金回収に最適なのではないでしょうか。また、有料プランのSquare 請求書Plusでは、一つの見積書に複数パターンの見積もりを含めることができたり、請求書のテンプレートのカスタマイズができたりなどより便利な機能も用意しています。
領収書を発行する
お客様からの支払いを確認したら、代金を正式に受け取ったことを証明する領収書を発行します。前払いなど、納品前に代金を領収している場合は、納品書兼領収書として提出することもあります。
領収書は、支払いをしたお客様にとっても経費計上や清算目的で必要になる書類です。その際に、後から数字を追加したりして金額を変えられないように工夫する必要があります。
領収書の書き方について詳しくはこちらの記事をご覧ください。
金額が5万円以上の領収書には、収入印紙の貼り付けが義務付けられているので注意しましょう。
収入印紙について詳しくはこちらの記事をご覧ください。
領収書の基本的な記載事項
* 領収書の発行日（入金が確認できた日）
* 宛名
* 領収金額
* 領収内容（支払い明細書なども可）
冒頭で紹介した通り、今回紹介した書類は一定期間の保存が義務付けられています。スムーズな取り引きと取引内容や金銭をめぐるトラブル防止のために各書類の役割を把握し、お客様の要望に合わせて柔軟に作成・管理できる準備を整えておくことをおすすめします。
執筆は2017年6月8日時点の情報を参照しています。2021年9月10日に一部情報を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、スクエアは責任を負いません。