中小規模のビジネスオーナーや個人事業主にとって、バーチャルオフィスは費用対効果に優れたサービスです。郵便・電話転送、秘書代行、会議スペースの貸し出しなど、バーチャルオフィスが提供している機能の中から必要なものだけを選んでコストをかけられる点もメリットといえます。
今回は、バーチャルオフィスの利用に適した業種や、選ぶ際の注意点など、初めてバーチャルオフィスを利用する際に知っておきたいポイントを解説します。
目次
- バーチャルオフィスとは？
- バーチャルオフィスの主な機能
- バーチャルオフィスの活用例
- バーチャルオフィスの料金
- バーチャルオフィスを使うメリット
- バーチャルオフィスの進化した機能の例
- バーチャルオフィス利用の注意点
- バーチャルオフィスに適した業種・業態
- 個人事業主・フリーランスにおすすめのSquare
バーチャルオフィスとは？
「仮想事務所」を意味するバーチャルオフィスとは、オフィス向けの住所や電話番号を貸し出すサービスを指します。バーチャルオフィスの貸し出しには実際の事務所スペースが含まれず、オフィス入居用の物理的な空間の貸し出しではないことが、レンタルオフィスやシェアオフィスとの違いです。
名刺やウェブサイトに住所を記載できたり、初期投資を抑えて起業ができたりと、借り手にとって、バーチャルオフィスを利用することにはコストやプライバシーなどの面で大きなメリットがあります。
バーチャルオフィスの主な機能
執務スペースを伴わないバーチャルオフィスですが、具体的に以下のような機能が利用可能です。バーチャルオフィスの貸し出しプランの内容によって、一部機能はオプションとなる場合もあります。
- 法人登記に利用可能な住所の貸し出し
- 専用電話番号の貸し出し
- 電話対応・転送
- 郵便物の受け取り・自宅転送
- 会議・商談スペースの貸し出し
- 受付対応や電話秘書の代行
- ロッカーの貸し出し
バーチャルオフィスのこうした機能を利用することで、事務所用のテナントスペースを借りず自宅を拠点に起業する場合でも、自宅の住所や電話番号を公開する必要がなくなります。
バーチャルオフィスの活用例
バーチャルオフィスの活用例には、以下のようなものがあります。
- 名刺、パンフレット、ウェブサイトへの記載
- オンライン小売業・出張サービスの問い合わせ先
- ビジネス名義の金融機関口座の開設（ただし、各銀行などの審査基準による）
- 法人登記、許認可取得、事業の届け出（ただし、業種によってはバーチャルオフィスの住所が使えないケースもある）
バーチャルオフィスがあれば、移動や出張が多く事務所作業が少ないスタイルのビジネスや、一定の働く場所を持たないノマドワークも、効率的な運営が可能です。
バーチャルオフィスの料金
バーチャルオフィスを借りるためにかかる費用は月額500円から数万円程度と幅広く、サービス内容や料金形態によって異なります。立地によっても違いがあり、大都市の一等地などの住所を持つバーチャルオフィスは料金がやや高い傾向があります。また、契約方法によっても料金が異なり、単月契約は半年や1年などの契約より割高です。
料金形態について
バーチャルオフィスには、定額制または従量課金制の料金形態があります。
- 定額制……住所・電話番号の貸し出し、郵便転送などが基本パッケージに含まれる
- 従量課金制……住所の貸し出しだけを基本とし、電話番号の貸し出しや郵便転送などはオプションとして課金して利用
定額制のバーチャルオフィスのメリットは、最初から多くの機能が含まれているため、ビジネスの急拡大などにも対応しやすいことです。その分、従量課金制と比べて月額費用が高くなる傾向があります。
従量課金制のバーチャルオフィスのメリットは、ビジネスのスモールスタートに適した最低限の機能だけの利用ができることです。ビジネスの展開に応じて必要なオプションをプラスすることで、コストをより重視したバーチャルオフィスの活用ができます。
機能ごとの月額料金の目安
バーチャルオフィスの各機能の利用にいくらかかるか、月額料金の目安は以下の通りです。
- 住所の貸し出し……500円〜
- 郵便転送……実費×件数、月1回転送1,500円〜
- 電話転送……2,700円〜
- パッケージプラン（上記3機能を含む場合）……5,500円〜
なお、バーチャルオフィスの利用開始時には、初期費用が無料のケースと、入会金や保証金などの初期費用が発生するケースがあります。利用申し込みの前に料金プランをしっかり確認しましょう。バーチャルオフィスの利用が短期か長期かによっても予算の使い方が違ってくるため、ビジネスプランを確立しておくことも重要です。
バーチャルオフィスを使うメリット
機能や費用を踏まえたうえで、バーチャルオフィスの利用のメリットは、プライバシー、信用性、コスト、業務効率の4点に大別できます。自身のビジネスや起業プランに当てはまるか、検討してみましょう。
プライバシー保護に役立つ
自宅の住所をビジネスに利用すると、ビジネスオーナーや個人事業主自身、そして同居家族の居所などが第三者に知られることにもつながります。個人情報がおおやけになることで、犯罪や思わぬトラブルにつながる可能性も否定できません。
住所を登記または公開する必要があるビジネス形態の場合、バーチャルオフィスの利用はプライバシーの保護に寄与し、安心して仕事とプライベートを両立しやすくなります。
信用性を担保できる
バーチャルオフィスは日本各地にあり、ビジネスオーナーや個人事業主が自由に選ぶことができます。ただし、取引先や顧客から見たビジネスの信用性を意識するなら、ビジネス街などにあるバーチャルオフィスを選択することもビジネスのイメージ作りに貢献します。名刺やウェブサイトに記載する住所なら、なおさらバーチャルオフィスの住所がどこであるかが重要です。
低コストで利用できる
法人登記やビジネス用の郵便の宛先などの目的で住所を要する場合、採り得る選択肢としては賃貸オフィス、自宅、バーチャルオフィスの三つが代表的です。最も低コストで利用できる住所地は自宅ですが、プライバシー保護や信用性担保という観点ではデメリットもあります。
バーチャルオフィスなら、プライバシーや信用性の問題をクリアすることができ、かつ賃貸オフィスより低い費用で住所を確保できます。なおかつ、使いたいときだけ会議スペースを借りるなど、従量課金制の機能を選んで利用することで、経費を抑えることも可能です。
業務を効率化できる
バーチャルオフィスの機能として、郵便や宅配の受け取り、電話転送、秘書代行などを利用することは、業務の効率化にもつながります。特に人手が少ないスモールビジネスなどでは、日常業務の一部をバーチャルオフィスに代行してもらうことで時間の使い方に余裕が生まれれば、営業やマーケティングに割くリソースを増やせることもあります。バーチャルオフィスを契約する前に、代行サービスが必要な業務があるかどうかを考えてみましょう。
バーチャルオフィスの進化した機能の例
最近では、「住所を貸す」だけではない専門的な機能・サービスを提供するバーチャルオフィスも増えています。バーチャルオフィスを選ぶ際は、起業や経営をサポートしてくれるオプション機能にも注目してみましょう。以下のような機能は全てのバーチャルオフィスで提供されているわけではないので、サービス検討の判断材料にしてください。
経理業務の代行
どんなタイプのビジネスでも必ず発生する経理業務は、ときに専門的な知識も求められ、開業後に時間をとられがちな業務の一つです。バーチャルオフィスによっては、記帳や税務申告などの経理業務の代行サービスをオプションとして用意しているところもあります。ビジネスが小規模なうちはバーチャルオフィスの機能の一部として手頃な経理代行サービスを利用し、ビジネスの成長に合わせて経理担当者を雇用するといった展開も考えられます。
法人登記の代行
個人事業主から法人成りする際、また最初から法人として起業をする際には、バーチャルオフィスの機能として法人登記の代行を利用することもできます。必要書類の集め方や書類への記入方法など、煩雑な登記手続きを代行してもらうことで業務効率化が可能です。
資金調達のサポート
バーチャルオフィスによっては、創業時などの融資申請のサポートサービスを用意しているケースもあります。金融機関などからビジネスの資金を借り入れる融資を活用したい場合は、専門家によるサポートがあるか確認してみるのもおすすめです。
バーチャルオフィス利用の注意点
バーチャルオフィスの利用を申し込む前に、五つの注意点を必ず確認しましょう。一つでも気になるポイントがある場合は、十分なリサーチを行ってから契約の判断をしてください。
1. 利用に適した業種であるか
バーチャルオフィスは、ビジネスを効率的に運営するための便利なサービスです。しかし、全ての業種がバーチャルオフィスの利用に適しているわけではなく、以下のような業種の場合、バーチャルオフィスの住所では営業の許認可が降りない可能性が高いでしょう。
- 古物商（リサイクルショップ、骨董品店など）
- 不動産業
- 士業（弁護士、税理士、司法書士など）
- 職業紹介業、人材派遣業
- 廃棄物処理業（不用品回収店など）
- 建設業
- 金融商品取引業
- 探偵業
- 風俗業（ゲームセンター、パチンコ店、バーなど）
2. 最適な立地にあるか
ビジネス街に住所を持つバーチャルオフィスが、必ずしも自分のビジネスに合うとは限りません。会議スペースの利用や急な郵便物の受け取りのための立ち寄りなどの可能性がある場合は、自宅や活動エリアからの距離、交通アクセスなどを重視してバーチャルオフィスを選択するのが賢い方法です。
自身の移動方法が車か公共交通かによっても、駅からの距離、駐車場の有無などニーズが変わってくるため、バーチャルオフィスの運営会社の公式サイトなどで周辺情報も必ずチェックしましょう。バーチャルオフィスの住所地を実際に訪れ、下見をしてみるのも良い方法です。
3. 価格だけを基準にしていないか
都市部には多くのバーチャルオフィスがあり、価格競争も激しいのが実情です。とはいえ、価格の安さだけを判断基準にせず、自身のビジネスにはどんな機能・サービスが必要かをじっくり考えて選びましょう。
どんなに手頃な価格でも、万が一、バーチャルオフィスの運営会社が倒産するなどしてサービスを停止すれば、同一住所の継続利用が難しくなる可能性があります。そのため、運営実績なども判断基準に含めると良いでしょう。
会議スペースの利用なども考えている場合は、バーチャルオフィスの契約前に内見を申し込み、設備や清潔さなどを確認するのもおすすめです。
4. 必要な機能がそろっているか
バーチャルオフィスを選ぶときは、ビジネスの現状に必要な機能だけでなく、将来的に必要になりそうな機能についても検討してみましょう。現在は住所と郵便転送だけで十分だとしても、ビジネスの拡大に伴って電話転送や商談スペースの利用が必要になる可能性もあります。その場合、オプション機能の有無も事前に検討しておけば、必要になった段階で課金して利用できます。
もし契約中のバーチャルオフィスにない機能が必要になった場合、別の運営会社のサービスに変更することになるかもしれません。そうなると、法人として使用中のバーチャルオフィスの住所も変わることになるため、登記内容、ウェブサイト、名刺など多くの変更手続きが求められます。
5. 審査の準備はできているか
犯罪目的でのバーチャルオフィス利用を未然に防ぐために、申し込み手続きに審査を導入している運営会社が少なくありません。審査には身分証明書や開業届、事業内容を説明できる書類が求められるので、事前に用意しておくとスムーズにバーチャルオフィスの利用を開始できます。
バーチャルオフィスに適した業種・業態
バーチャルオフィスのメリットを活用しやすい業種・業態には、以下のようなものがあります。
- ウェブ・IT関連……ウェブデザイナー、エンジニア、ライターなど
- 製造・販売関連……雑貨販売、服飾販売など
- オンライン小売業……ネットショップ、ECサイト運営者など
- 出張・訪問型ビジネス……経営コンサルタント、セミナー講師、インストラクターなど
- 個人事業主、フリーランス全般
前章で述べた通り、バーチャルオフィスの利用に適していない業種もあるので、必ず確認のうえでバーチャルオフィスを利用しましょう。
個人事業主・フリーランスにおすすめのSquare
バーチャルオフィスには秘書や経理の機能を代行するサービスもありますが、そうしたオプションを利用する前に検討したいのが、ビジネス向けプラットフォーム「Square」です。Squareは日本だけでなく世界中で利用されているサービスで、無料アカウントを作成するだけでさまざまな業務の効率化に貢献します。
請求業務
Square 請求書を使うと、見積書・請求書の発行から決済、管理までを全てオンラインで簡単に行うことができます。作成した請求書のメール送付、支払いの完了や未払いなどのリマインダー送信もできるなど、請求業務を簡単に効率化できる点が魅力です。
帳簿管理・売上管理業務
Squareは、マネーフォワードなどの大手クラウド会計ソフトウェアとデータを連携させて使うこともできます。帳簿の作成・管理の手間を減らし、確定申告作業の負担を軽減してくれます。
決済業務
ネットショップのオーナーには、ITスキル不要でネットショップを作成できるSquare オンラインビジネスがおすすめです。無料プランを選択すれば、サイト開設や月々の運営にかかる費用は完全無料で、クレジットカード決済手数料のみで継続的にネットショップを運営できます。
また、Square オンラインチェックアウトを使えば、自社サイトやネットショップがなくてもオンライン決済が可能です。同機能で決済専用のリンクを生成し、メールなどにリンクを貼り付けることで、決済を受け付けられます。SNSの投稿で紹介した商品を販売したい場合などに非常に役立ち、SNSのメッセージ内で決済のやりとりを完結させることもできます。
このように、Squareの無料アカウントを一つ作成するだけで業務効率とお客様の利便性が大幅にアップします。低コストでビジネスの可能性を広げるために、開業や法人化に合わせてSquareを導入してみてはいかがでしょうか。
バーチャルオフィスのように低コストのサービスを利用すれば、まとまった開業資金がなくてもビジネスをスタートすることができます。バーチャルオフィスのオプション機能やSquareのようなサービスも賢く導入することで、ビジネスを効率化し、価値の最大化を図っていきましょう。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は執筆は2019年11月5日時点の情報を参照しています。2023年6月28日に記事を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash